Warum fixe Kosten für Deinen Geschäftserfolg so wichtig sind!

Fixe Kosten.  Jeder kennt sie. Jeder hasst sie – und zwar so richtig.

Überall lauern findige Berater, die Dir erzählen, dass Du Deine fixen Kosten (und auch die anderen) senken sollst/kannst/musst.

Das Internet ist voll mit Kostenvermeidungsstrategien. Die (fixen) Kosten müssen runter!

Also sind die Kosten der Erfolgs-Feind Nr. 1. Sie bedrohen Dein Unternehmen und machen alles zunichte, was Du in den letzten Jahren mit Deinen Händen und Ideen aufgebaut hast. Ein echtes Monster, gegen das Du täglich kämpfen darfst.

Als Unternehmer möchtest Du lieber einen Bogen um das Thema „Kosten“ machen. Logisch, dass Du Dich lieber mit den schönen Dingen des Unternehmerlebens beschäftigst – zum Beispiel dem Vertrieb Deiner Produkte.

Wenn Du nur genug verkaufst, dann brauchst Du Dich mit diesem Kostenmonster auch nicht wirklich beschäftigen. Dann reicht es hier und da mal kostenbewusst zu entscheiden und schon wird alles gutgehen. Stimmt‘s?

Falsch!

Auch Deine Fixkosten verdienen Aufmerksamkeit!

Warum, fragst Du Dich? Ganz ehrlich: Weil Dich Kostenignoranz – früher oder später – sowieso einholt. Es bringt nichts davonzulaufen. Es reicht einfach nicht, dass Du Dir pauschal vornimmst kostenbewusst zu entscheiden.

Gerade Deine Fixkosten musst Du kennen.

Du musst sie sprichwörtlich beim Namen nennen und richtig zuordnen können.

Ändere dazu Deine Einstellung zu, Thema Kosten. Versuch es doch mal so:

Fixkosten sind der Treibstoff für Dein Unternehmen. Diesen Treibstoff kannst Du nutzen, um daraus tolle Produkte zu produzieren und die Rentabilität in Deinem Unternehmen sogar zu erhöhen!. Du kannst echten Mehrwert für die Welt da draußen schaffen. Ohne dass Du Kosten in Deinem Unternehmen hast, kannst Du auch nichts, aber auch gar nichts verkaufen.

Jetzt frage ich Dich:

Macht es Sinn, dass Du genau weißt, welchen Treibstoff Du in welchen Mengen benutzt und wie sich dieser zusammensetzt? 

Ziehen wir das jetzt mal von der bildlichen Ebene wieder herunter und stellen wir uns der betriebswirtschaftlichen Realität.

Beantworte Dir doch mal die folgenden Fragen – aber ohne Deinen Steuerberater als Telefonjoker zu nutzen:

1. Wie hoch ist der Anteil der fixen Kosten an den Gesamtkosten Deines Unternehmens?
2. Wie viel Prozent Deiner Kosten kannst Du komplett Deinen Produkten zurechnen?
3. Wenn Du heute Dein Unternehmen schließen müsstest: Welche Kosten verfolgen Dich noch wie lange?
4. Wie viel overhead-Kosten hast Du in Deinem Unternehmen?
5. Wie viel verdienst Du jeweils mit Deinen Produktgruppen nach Abzug aller Kosten?

Und kannst Du alle Fragen aus dem Stehgreif beantworten? Fein – dann hast Du offenbar bereits ein angemessenes Kostenmanagement etabliert. Das ist toll, denn wenn Du irgendwann einmal Dein Monatsergebnis genauer analysieren möchtest, dann wird Dir Dein  Kostenmanagement mit einem wirkungsvollen Reporting wertvolle Dienste erweisen

Ach, wenn Du so ganz ehrlich, also so wirklich ehrlich sein sollst, dann eventuell nicht alle Fragen? Zumindest nicht vollumfänglich?

Auch nicht schlimm. Da Du ja nun auf diesem Blog mitliest, bist Du ganz offensichtlich bestrebt, ein sinnvolles Maß an Controlling in Deinem Unternemen etablieren zu wollen. Wenn wir über Controlling für kleinere Unternehem reden, dann kommen wir natürlich auch um ein gutes Kostenmanagement nicht herum.

Aber was ist denn nun ein gutes Kostenmanagement?

Ein gutes Kostenmanagement bedeutet für mich nicht nur, dass Du kostenbewusst entscheidest und handelst, sondern auch, dass Du die Kostenstruktur in Deinem Unternehmen kennst. Dies ist nur möglich, wenn Du ein entsprechendes Reporting / Berichtswesen hast. Das muss gar nicht viel sein und schon gar nicht in einer riesigen, schlecht lesbaren Excel-Tabelle enden. Auch wenn es nicht viel ist, richtig und verständlich darf jeder Report sein. Deshalb lass uns kurz die Basisarbeit dafür erledigen.

Bereit? Zusammen sind wir da ganz schnell durch:

Grundbegriffe Deiner Kostenrechnung

Also, es gibt da vor allem 3 Begriffsgruppen, die Du kennen und auseinanderhalten darfst:

Fixe und variable Kosten

Die Lehre sagt: Fixe Kosten sind in Ihrer Höhe unabhängig von der Ausbringungsmenge konstant. Das bedeutet auf Deutsch: Wenn Du beispielsweise einen Mietvertrag für Deine Büroräume oder Deine Produktionsanlagen abschließt, so sind die Mietkosten fixe Kosten. Diese bleiben gleich hoch, egal ob Du mit 30 Mann in den Büroräumen arbeitest oder allein (oder eben nur einen Artikel produzierst oder 1.000). Variable Kosten verändern sich hingegen proportional zur Menge. Das klassische Beispiel hierzu sind die Materialkosten. Wenn Du etwas produzieren möchtest, dann musst Du Rohstoffe, Komponenten oder ähnliches einkaufen. Also die einzelnen Bestandteile, die Du im Rahmen des Produktionsprozesses zu Deinem Produkt zusammensetzt. Logo, dass sich diese Kosten mit der Produktmenge verändern. Ist Dir längst klar, ich weiß.

Trotzdem habe ich Dir hier nochmal eine Abbildung erstellt, wo Du den Unterschied und den Zusammenhang sehen kannst:

Ok, das haben wir. Next!

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger

Welche? Wo? Wofür? – damit ist der Drops eigentlich auch schon gelutscht.

Eine Kostenartenrechnung  beantwortet die Frage, welche Kosten in Deinem Unternehmen angefallen sind. Damit sind also Materialkosten,  Personalkosten, Werbung, Miete, Strom etc. gemeint.

Mit der Einführung einer Kostenstellenstruktur organisierst Du den Entstehungsort der Kosten. Du beantwortest damit die Frage, wo (in welchem Unternehmensbereich) die Kosten entstehen. Eine sinnvolle Strukturierung könnte sich schon aus Deinem Organigramm ergeben. Meist hat jeder Unternehmensbereich, z.B. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Verwaltung, u.s.w. zumindest eine Kostenstelle. Doch Vorsicht: Gerade wenn Dein Unternehmen größer und die Unternehmensstruktur auch komplexer wird, neigen viele zu einer Art der „Überorganisation“ und legen mehr Kostenstellen an, als Socken pro Woche benötigt werden.

Das soll heißen, in vielen Unternehmen gibt es unverhältnismäßig viele Kostenstellen, die dann nicht mehr zur Transparenz beitragen, sondern vielmehr helfen, Kosten zu verstecken. Eine Kostenstellenrechnung sollte aber immer das Ziel haben, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Als Unternehmer möchtest Du ja wissen, wo die Kosten entstehen. Wenn Du nun aber eine zu komplexe Struktur aufbaust, dann befeuerst Du automatisch viele Diskussionen über Kosten, für die keiner verantwortlich sein möchte. Gerade in solchen Fragen ist nicht das letzte Quäntchen „Genauigkeit“ entscheidend, sondern die richtige Mischung  aus Genauigkeit und Einfachheit.

Egal, ob fixe Kosten oder variable. Kosten entstehen ja nicht einfach so. Es gibt einen Grund. Mit Deinem Unternehmen verkaufst Du Produkte. Richtig?

Dies dürfte auch der Grund sein, warum in vielen Unternehmen keine wirkliche Kostenträgerrechnung existiert. Ich halte diese durchaus für sinnvoll, denke aber, dass sie nicht direkt von Beginn an vorliegen muss. Gerade wenn Du Dich erst in diese Materie einarbeitest, dann wirst Du schnell in diesem Punkt an echte Grenzen stoßen. Dann ist es besser gar keine Zahl zu haben, als sich von einer falschen Zahl leiten zu lassen.

Da wir Menschen uns Bilder deutlich besser merken können als Texte, habe ich mich von einer Abbildung auf kostenrechnung.info inspirieren lassen und für Dich folgendes Schaubild entworfen:

Einzel- und Gemeinkosten

Noch so ein Begriffspärchen, um das Du im Kostenmanagement nicht herum kommst. Unter Einzelkosten werden alle diejenigen Kosten verstanden, die zu 100% für ein bestimmtes „Ergebnisobjekt“ anfallen. Alles andere sind Gemeinkosten .

Oh! Ergebnisobjekt? Naja, das ist halt das Produkt oder der Bereich, für  den Du die Kosten zusammensuchst. Es kann sich hierbei sowohl um Kostenstellen aber auch um Kostenträger handeln. Die Zuordnung der Einzelkosten ist dabei gar kein Problem, die sind ja genau „zurechenbar“.

Das „Gemeine“ sind immer die GemeinkostenFür diese stehen wir immer vor der Herausforderung einen passenden Schlüssel zu finden, nach dem wir dann die Kosten auf die Kostenstellen oder Kostenträger verteilen können. Das kann häufig der Umsatz sein, aber auch die Anzahl der Mitarbeiter oder die Anzahl der Belege.

Zwei Dinge sind dabei wichtig. Als Erstes überlegst Du Dir, wodurch die Entwicklung der jeweiligen Kostenposition am Ehesten bestimmt wird.  Im zweiten Schritt prüfst Du, ob Du die benötigten Informationen möglichst einfach bereitstellen kannst. So findest Du einen guten Schlüssel, den Du dann auch langfristig nutzen kannst. Manchmal ist es auch sinnvoll mehrere Varianten durchzuspielen. Damit sind wir auch fast wieder bei dem Thema Spielen im Controlling.

OK, ich denke die wichtigsten Grundbegriffe für ein wirkungsvolles Kostenmanagement haben wir jetzt beisammen. Oder? War es sehr schlimm?

Wenn Du dazu noch fragen hast, dann nutz dafür gerne die Kommentare hier unten oder schreib mir einfach eine E-Mail.

Aber wie wandeln wir dieses Höllenwissen nunin positive Energie um?

 Wie bringen wir die PS jetzt wirklich auf die Straße?

Naja, jetzt kramst Du erstmal die BWA oder Deine Einnahmenüberschussrechnung von Deinem Steuerberater hervor. Ich weiß, Du wirst sie spätestens irgendwo in der Schublade oder dem Schuhkarton in Deinem Büro finden. Oder Du hast sie sauber in einem Oktenordner abgelegt....

Dort sollten schon die Kosten in Kostenarten unterteilt sein. Jetzt überleg Dir. Reicht Dir diese Detailstufe oder vermisst Du etwas? Wenn Du etwas vermisst, dann sprich Deinen Steuerberater einfach mal drauf an. Wenn es für Dich so passt, dann hast Du den ersten Schritt bereits erledigt. Du kennst Deine relevanten Kostenarten.

Übrigens, wenn Du das nächste Mal mit Deinem Steuerberater sprichst, dann frag ihn doch direkt einmal, ob er Dir auch einen Download der Einzelbuchungen aus seinem Buchhaltungssystem bereitstellen kann. Wofür? Naja, im Grunde beginnen wir hier gerade ein Kostenreporting aufzubauen. Da ist es hilfreich, wenn Du Dich der bereits gemachten Vorarbeit Deines Steuerberaters bedienst. Außerdem stellst Du so sicher, auf denselben Daten aufzusetzen.

Nun überlege Dir, in welchen Kostenarten typischerweise eher Fixkosten und wo eher variable Kosten enthalten sind. Das ist natürlich nur eine grobe Vorselektion, denn wirklich gründlich lässt sich diese Entscheidung nur auf Einzelbelegebene treffen. Ich halte es für eine gute Idee, dafür eine Excel-Datei anzulegen, wo Du die Kostenarten durchgehen und dahinter entsprechende Vermerke machen kannst. Der Vorteil ist, dass Du alles direkt in Excel sortierst und für Dein Reporting dann auch direkt nutzen kannst. 

Als nächstes überlegst Du Dir schon einmal, welche Kostenstellen Du sinnvollerweise in Deinem Unternehmen einrichten möchtest. Denk aber unbedingt an die Grenze zwischen mehr Genauigkeit und zu hoher Komplexität. Ich rate Dir am Anfang lieber mit etwas weniger Kostenstellen zu beginnen. Eine weitere, etwas feinere Aufteilung ist später immer noch möglich.

Und dann?

Dann lies jetzt hier weiter. In diesem Artikel beginnen wir einen Report für Dein Kostenmanagement aufzubauen. Ich verrate Dir darin, was wichtig ist, damit Reporting schnell geht und trotzdem wirksam ist.

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht: